Jak wybrać program do warsztatu samochodowego – siedem kryteriów, które decydują po trzech miesiącach

W skrócie

• Program do warsztatu samochodowego to system, w którym prowadzisz zlecenie naprawy od przyjęcia auta po wydanie: dane klienta i pojazdu, usterki, prace, części, wydruki i rozliczenie.
• Siedem kryteriów wyboru w kolejności wagi: limit zleceń, rozliczanie robocizny, widoczność cen zakupu, historia pojazdu, wydruki, praca na telefonie, warunki wyjścia z programu.
• Najczęstszy błąd: wybór po liczbie funkcji zamiast po limitach pakietu. Limit zleceń blokuje pracę w połowie miesiąca, nieużywana funkcja nie blokuje niczego.
• Veloci zaczyna od 30 dni pełnej wersji, a potem ma cztery pakiety: darmowy za 0 zł z limitem 20 zleceń miesięcznie oraz płatne od 49 zł netto miesięcznie. Klienci, pojazdy i historia napraw są bez limitu w każdym z nich.

Decyzja zwykle zapada w konkretnym momencie: kończy się miejsce w zeszycie, odchodzi osoba, która jako jedyna wiedziała, co było robione przy danym aucie, albo klient trzeci raz dzwoni z pytaniem, czy samochód gotowy. Wtedy zaczyna się szukanie programu i prawie zawsze po liście funkcji. To zła kolejność, bo lista funkcji jest u wszystkich podobna, a różnice siedzą w miejscach, których nie widać na stronie z ofertą.

Poniżej siedem kryteriów ustawionych według tego, jak mocno uderzają w codzienną pracę. Pierwsze trzy potrafią zablokować warsztat albo poróżnić zespół. Cztery kolejne kosztują czas, ale nie zatrzymują naprawy.

1. Jaki jest limit zleceń w pakiecie i co się dzieje po jego przekroczeniu?

Limit zleceń to najważniejsza liczba w całym cenniku, bo jako jedyna potrafi zatrzymać przyjmowanie aut w środku miesiąca. Sprawdź dwie rzeczy: ile zleceń mieści pakiet i czy po wyczerpaniu limitu można dokończyć naprawy już rozpoczęte.

W Veloci limit odnawia się pierwszego dnia miesiąca kalendarzowego, a ostrzeżenie pojawia się po wykorzystaniu 80% puli. Po wyczerpaniu limitu nie założysz nowego zlecenia, ale bieżące prowadzisz do końca – wydruki, portal klienta i rozliczenia działają dalej. Wyceny nie wchodzą do limitu, dopóki nie zamienisz ich w zlecenie, więc darmowe oględziny nie zjadają puli.

Policz swoje zlecenia z trzech ostatnich miesięcy i weź miesiąc najmocniejszy, nie średnią. Warsztat przyjmujący 45 aut w listopadzie i 28 w lutym potrzebuje pakietu na 50 zleceń, nie na 30. Co dokładnie składa się na rachunek, rozbijamy w tekście o tym, ile kosztuje program dla warsztatu samochodowego.

2. Czy program rozliczy dwóch mechaników z jednej naprawy?

To kryterium odpada w większości porównań, a jest pierwszym, o które pyta warsztat zatrudniający więcej niż jedną osobę na hali. Sprawdź, czy pojedynczą pracę da się podzielić między wykonawców procentowo, czy program umie przypisać całe zlecenie tylko do jednej osoby.

Różnica wychodzi przy wymianie rozrządu, przy której jeden mechanik robi większość, a drugi pomaga przy składaniu. Veloci dzieli kwotę pracy udziałem procentowym, na przykład 70% dla jednego i 30% dla drugiego, a ranking za okres rozbija sumy według tego podziału. Szczegóły, razem z tym, jak liczyć wyrównania między mechanikami, opisaliśmy w artykule o tym, jak rozliczać mechaników z wykonanej pracy.

3. Kto zobaczy ceny zakupu części?

Ceny zakupu i marża to dane, które w większości warsztatów mają zostać przy właścicielu. Sprawdź, czy program ma role z różnym zakresem widoczności, czy wszyscy użytkownicy widzą to samo.

Veloci rozdziela cztery role. Mechanik widzi zlecenia, do których jest przypisany, i wpisuje prace, zdjęcia oraz stan licznika. Ceny zakupu, marża i baza klientów zostają przy administratorze. Księgowość widzi wyłącznie zlecenia rozliczone paragonem albo fakturą, recepcja prowadzi bieżącą obsługę. Pełna mapa tego, kto co widzi, jest w tekście o rolach i uprawnieniach w warsztacie.

4. Czy historia naprawy zostaje przy aucie, czy przy właścicielu?

Historia powinna należeć do pojazdu, bo to pojazd wraca do warsztatu, czasem z nowym właścicielem. Program trzymający naprawy wyłącznie przy kliencie gubi wszystko w momencie sprzedaży auta.

Pytanie kontrolne przy prezentacji: „co się stanie z historią, gdy klient sprzeda samochód?”. W Veloci auto przepisujesz na nowego właściciela jednym przyciskiem, a wszystkie wcześniejsze naprawy dalej widać na karcie pojazdu. Stare zlecenia pozostają przypisane do poprzedniego właściciela, bo to on je zlecał i podpisywał. Dlaczego to jedyny sensowny układ, tłumaczymy w tekście o tym, czy historia napraw ma być przy aucie, czy przy kliencie.

5. Jak wyglądają wydruki, które dostaje klient?

Wydruk jest jedyną częścią programu, którą widzi klient, więc decyduje o tym, jak warsztat wygląda na zewnątrz. Sprawdź trzy dokumenty: zlecenie przyjęcia do podpisu, wydruk rozliczeniowy dla klienta i protokół przeglądu.

Warto też zapytać o rzecz, o której nikt nie myśli przed wdrożeniem: czy kwoty na wydruku da się dopasować do sposobu rozliczenia. Klient z fakturą oczekuje rozbicia na netto, VAT i brutto, a klient płacący gotówką bez dokumentu pyta, skąd ten podatek na dole. Veloci rozwiązuje to automatycznie – przy rozliczeniu „nic” drukuje jedną kolumnę „Kwota” i jedną sumę do zapłaty. Komplet dokumentów opisujemy w artykule o tym, jakie dokumenty wydaje warsztat przy naprawie.

6. Czy mechanik dopisze pracę z telefonu stojąc przy aucie?

Program, do którego trzeba iść do biura, wypełnia się wieczorem z pamięci albo wcale. Sprawdź, czy system działa na telefonie bez instalowania aplikacji ze sklepu i czy mechanik może zrobić zdjęcie usterki aparatem prosto z poziomu zlecenia.

Veloci dodaje się do ekranu telefonu jednym kliknięciem i działa jak zwykła aplikacja, na Androidzie i na iPhonie. Mechanik dopisuje prace, robi zdjęcia usterek i zmienia status z przyjętego na w trakcie. Zamknięcie naprawy i wydanie auta zostaje przy recepcji i administratorze.

7. Na jakich warunkach wyjdziesz z programu?

Pytanie zadawane najrzadziej, a rozstrzygające przy drugiej zmianie systemu. Ustal przed wdrożeniem: czy dane są Twoje, w jakim formacie je wyeksportujesz i co się stanie z nimi po rezygnacji z pakietu płatnego.

Dobrą praktyką jest zejście do pakietu darmowego zamiast kasowania konta – baza klientów, pojazdów i historii napraw zostaje, a limitem obejmowane są dopiero nowe zlecenia. Umowa, w której wypowiedzenie oznacza utratę dostępu do historii napraw, jest sygnałem ostrzegawczym niezależnie od ceny.

Tabela do odhaczenia przy każdym programie

Czego nie warto robić kryterium wyboru

• Liczby funkcji na liście. Warsztat używa na co dzień kilkunastu ekranów, reszta jest tłem. Nieużywana funkcja nie kosztuje czasu, brakujący limit zleceń kosztuje dzień pracy.
• Wyglądu demo wypełnionego cudzymi danymi. Sprawdzaj na własnym zleceniu: wpisz prawdziwą naprawę z zeszłego tygodnia i zobacz, ile zajęło.
• Obecności integracji, których nie podłączysz. Integracja z programem księgowym ma znaczenie tylko wtedy, gdy księgowa faktycznie z niej skorzysta – zapytaj ją przed wyborem, nie po.
• Najniższej ceny bez limitów w tle. Pakiet za 29 zł z limitem 15 zleceń jest droższy od pakietu za 49 zł bez limitu w każdym warsztacie, który przyjmuje dwa auta dziennie.

Od czego zacząć, jeśli nie masz jeszcze żadnego programu

Jeśli prowadzisz warsztat w zeszycie i chcesz sprawdzić, czy program ma sens, załóż konto i wpisuj do niego wyłącznie auta przyjmowane od dzisiaj. Przez pierwsze 30 dni Veloci działa w pełnej wersji – z kontami dla pracowników i bez limitu zleceń – więc zdążysz sprawdzić także pracę zespołu, a nie tylko swoją. Po tym czasie konto przechodzi na pakiet darmowy (20 zleceń miesięcznie, 3 zdjęcia na zlecenie, jedno konto), chyba że wybierzesz płatny. Baza klientów, pojazdów i historii napraw jest bez ograniczeń w obu przypadkach.

Po dwóch tygodniach będziesz wiedzieć dwie rzeczy: ile realnie masz zleceń i czy zespół wpisuje prace na bieżąco. Dopiero to są dane do wyboru pakietu. Kolejność wdrożenia dzień po dniu rozpisaliśmy w tekście o tym, jak przenieść warsztat do programu w tydzień.

Najczęstsze pytania

Czy program dla warsztatu samochodowego ma sens przy jednoosobowej działalności?

Tak, choć z innego powodu niż w warsztacie z zespołem. Przy jednej osobie program nie rozdziela pracy, tylko zastępuje pamięć: historia pojazdu, terminy przeglądów i kwoty z poprzednich napraw przestają zależeć od tego, czy pamiętasz. Pakiet darmowy Veloci na 20 zleceń miesięcznie wystarcza warsztatowi przyjmującemu jedno auto dziennie.

Ile trwa założenie zlecenia w programie?

Około minuty przy aucie: klient, pojazd, stan licznika i usterki zgłoszone przez właściciela. Prace i części dopisuje się w trakcie naprawy, a nie przy przyjęciu – to one zajmują najwięcej czasu i to je mechanik uzupełnia z telefonu.

Czy da się przenieść dane ze starego programu?

Zwykle tak, choć rzadko w całości. Przenoszenie ma sens dla bazy klientów i pojazdów, a historia napraw sprzed kilku lat częściej zostaje w starym systemie jako archiwum. Napisz, z czego korzystasz dzisiaj, przez formularz kontaktowy – odpowiemy, co da się przenieść.

Czym Veloci różni się od MotoWarsztat?

Zakresem pakietów i sposobem rozliczania limitów. Zestawienie funkcja po funkcji, razem z cenami obu systemów, trzymamy na osobnej stronie: alternatywa dla MotoWarsztat.

Co dalej

Najszybszy sposób sprawdzenia, czy program pasuje do Twojego warsztatu, to wpisanie do niego jednej prawdziwej naprawy. Zobacz spis funkcji ze zrzutami z działającego programu albo porównaj limity w cenniku czterech pakietów.